NOTÍCIES
La Comunicació interdepartamental al Museu de Guissona
Laura Puig
31 de gener de 2023
Com des del Museu hem adoptat una comunicació transversal entre totes les àrees de la institució i com ens organitzarem.
Amb l’inici d’un nou any, des de l’àrea de comunicació del Museu de Guissona ens hem proposat iniciar una nova estratègia de comunicació interna encaminada a millorar els processos comunicatius, fomentar la participació, la conciliació i el desenvolupament personal de l’equip i, per tant, fer més fàcil i fluida la transmissió de les informacions entre les diferents àrees del Museu.
L’equip del Museu de Guissona
josep, Laura, Blanca, Anna, David i Cattus.
Aquesta acció ve engegada en paral·lel amb l’inici del nou any, temps de nous propòsits, però també amb la meva reincorporació després d’una baixa de maternitat i una petita excedència. Prendre distància i “descans” ajuda a oxigenar les idees i a fer balanç del funcionament, buscant millores o accions encarades a assolir nous objectius, per això tot i ser un museu petit era evident que feia falta millorar aquesta part de la comunicació i es feia bàsic abordar aquest tema en conjunt.
“iniciar una nova estratègia de comunicació interna encaminada a millorar els processos comunicatius”
Com ens organitzem?
Per millorar la comunicació interna, aconseguir més transparència i fluïdesa en els circuits de treball és clau tenir una bona relació basada en la confiança entre el grup. Un equip ben comunicat i confiat segur que treballarà millor, més motivat i de manera més eficient. Com ho fem per aconseguir-ho?
Marcarem una vegada al mes (mínim) una reunió presencial d’equip. Les 5 persones que integrem el Museu de Guissona ens bloquegem dues hores (màxim) per poder-nos asseure, parlar, posar-nos al dia i organitzar les setmanes següents.
- Reunió sempre al voltant del dia 15 del mes. Reunions efectives i ràpides per posar-nos al dia i compartir novetats i projectes de futur.
- També … Disposem de dos calendaris compartits a Google Calendar:
Calendari del Museu: En aquest calendari hi ha la informació que afecta el dia a dia de tots els membres del Museu i també les reserves de visites, festius i actes que organitzem. També s’utilitza per marcar les vacances, absències, reunions i altres accions que poden tenir interès i incidència pel funcionament de la institució. Tots els integrants del Museu hi tenen accés per afegir, esborrar o modificar informacions.
Calendari de comunicació: Aquest altre calendari és propi de l’àrea de comunicació, però també és compartit entre tots els departaments. Aquí hi ha indicades les accions digitals que tenen participació de tot el grup, com poden ser els posts del blog (com el present) o els #filsdeIesso. Aquest calendari solament és modificable des de l’àrea de comunicació.
- El blog del #ForumdeIesso: El post al blog es publica de forma mensual, sempre l’últim dia del mes, i hi participen tots els membres del Museu. Cadascú des de la seva àrea i coneixements, en format cíclic, redactarà i prepararà un article, seguint un conjunt indicatius bàsics de SEO que es van compartir des de l’àrea de comunicació en una petita formació fa pocs dies. També es comptarà amb una col·laboració externa i un mes de descans (agost).
Seguiment: De forma mensual es valorarà de forma conjunta – en les reunions mensuals – el compliment de les dates de publicació i els resultats obtinguts (KPI) amb la intenció de valorar la feina de tothom i buscar millores, si cal.
Visites web
Visitants únics
Pàgines vistes
Temps d’estança
Taxa de rebot per pàgina
Taxa de conversió
Difusió: Es realitzarà una difusió del post de mínims, que pot ser augmentada segons la temàtica o interès generat:
Es realitzarà a través de les xarxes socials el mateix dia de la publicació a la pàgina web.
També s’inclourà al butlletí mensual
Una altra difusió durant la resta de més, en format i storytelling diferent.
- :un gat entreI El #fildeIesso és l’altra acció transversal digital creada per les diferents àrees del Museu. De forma quinzenal es publicarà un fil a Twitter que seguirà un seguit de tips, també presentats a l’equip fa uns dies, perquè siguin efectius i interessants. Aquest exercici suposarà una sortida de la zona de confort, per algunes àrees del Museu, més acostumades a redactar informacions de forma 100% acadèmica i no tant amb l’ús de l’storytelling.
Seguiment: Quinzenalment es valorarà els resultats obtinguts, per buscar possibles accions de millora en grup. Es valorarà els següents ítems:
“M’agrada” totals
Comentaris
Retuits
Les impressions
Seguidors nous aconseguits amb el fil
Visites al perfil.
Difusió: Es farà difusió del #fildeIesso, l’endemà de la seva publicació a Twitter en la resta de xarxes socials del Museu.
- Fototeca al núvol: Un Museu genera una gran quantitat de fotografies al llarg de les setmanes, algunes de les quals acabaven “perdudes” pels diferents ordinadors o pels mòbils personals de qui formem el Museu, per això s’ha creat un espai compartit al núvol, de fàcil accés per a tothom amb l’objectiu que totes les àrees puguin penjar-hi imatges, però també visualitzar-les i descarregar-les per fer servir-les quan ho necessitin.
Seguiment: Es valorarà la pujada de fotografies de forma mensual, controlant quin departament ha penjat fotografies i quin no per animar la incorporació d’imatges des de totes les àrees. També es posaran sobre la taula possibles dubtes en la classifiació final de les fotos.
- Disposem d’un grup de whatsapp intern que utilitzem per traspàs d’informació ràpida, però a la vegada per ús més recreatiu, clau per la bona cohesió del grup.
Seguiment: En aquest cas es realitzarà una consulta a l’equip per optimitzar i fer un bon ús del grup de whatsApp, marcant horaris d’enviament d’informació – relativa a la feina – i indicant els límits del grup.
Per tant, i seguint aquestes pautes, des del Museu de Guissona esperem que aquest 2023 la comunicació interna assoleixi i es consolidi en una nova forma de treball, de forma més integral i amb la creació de narratives innovadores, per convertir-se així en una peça clau a l’hora de conformar un full de ruta amb sentit global i alineada amb l’eix del Museu de Guissona.
I finalment, i no voldria obviar-ho i sí fer-ne una petita pinzellada, un element clau per trobar-nos en aquest moment de voler millorar la comunicació interna de la institució, ha estat l’adopció d’una mascota entre els companys del Museu, en Cattus de Iesso – us recomanem seguir-lo al seu perfil d’Instagram – un gat que crec que ha ajudat també a arribar a aquest punt d’unió: de treball conjunt i de bona comunicació entre el grup… però això, si us sembla bé, en parlarem amb més detall en un pròxim post.